5 redenen om een PMS te nemen

In een wereld vol technologie zijn er nog steeds veel hoteliers die alle reserveringen in Excel of in een ouderwetse agenda bijhouden. Wat houdt hoteliers in nog steeds tegen om de overstap te maken naar een geautomatiseerd reserveringssysteem?

Het Property Management Systeem (ook wel: PMS of reserveringssysteem) kun je zien als het hart van het hotel dat alles draaiende houdt. Zonder goed werkend hart, is het voor een hotelier lastig om te functioneren. Toch bestaat er onder veel onafhankelijke hoteliers nog steeds twijfel over de positieve veranderingen die een PMS met zich meebrengt. Vijf jaar geleden was deze twijfel misschien nog terecht, maar in de PMS-wereld is de laatste jaren veel veranderd. In dit artikel bespreken we de 5 meest voorkomende vooroordelen over Property Management Systemen.

1 Het kost veel tijd en geld om te installeren 

Enkele jaren geleden moesten de meeste PMS-systemen nog lokaal geïnstalleerd worden, dit wordt ook wel ‘on-premise’ genoemd. Voor de installatie was een installateur nodig, voor het onderhoud van het systeem zat je vast aan duur IT-beheer en de aankoop van het systeem moest ook in één keer worden betaald. Het is niet gek dat PMS-systemen toen bijna alleen toegankelijk waren voor (grotere) hotels met veel geld. 
 
Gelukkig zijn de meeste systemen tegenwoordig cloud-based webapplicaties, ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. De hotelier heeft alleen een internetbrowser en inloggegevens nodig, waardoor de dure IT- en installatiekosten komen te vervallen. Een PMS is tegenwoordig een opzegbare, online dienst waar je (vaak) maandelijks voor betaald.

2 Het kost veel tijd om het te leren 

Vroeger was er een beperkte keuze op de PMS-markt, maar wat er was moest wel voldoen aan de wens van iedere soort hotelier. Dat leidde tot een uitgebreide hoeveelheid standaard functionaliteiten in het systeem, waardoor het een uitdaging was om zo een systeem onder de knie te krijgen. 
 
Tegenwoordig specialiseren veel PMS-providers zich in verschillende typen hotels. De functionaliteiten en het gebruiksgemak is compleet ingericht per hoteltype, en dat voorkomt dat je bijvoorbeeld als kleine hotelier verdrinkt in de systeemfunctionaliteiten.

3 Een PMS kost veel geld 

Zoals we eerder al aangaven, is het niet lang geleden dat er veel geld moest worden neergelegd voor een systeem. Gezien de grote hoeveelheid functionaliteiten in deze ouderwetse systemen, is het niet gek dat het prijskaartje zo hoog was. De voorwaarde is dan wel dat het systeem past bij de wensen van de hotelier, maar dat was vaak niet het geval. Het werd dus al snel een kostbaar verhaal op het moment dat een systeem niet bijdraagt aan de procesoptimalisatie van het hotel. 
 
De meeste SaaS PMS-providers hanteren tegenwoordig een abonnementsvorm waarbij maandelijks betaald kan worden en het jaarlijks opzegbaar is. Het voordeel daarvan is dat de hotelier geen grote rekening krijgt welke in één keer moet worden betaald. Kleinere reserveringssystemen zijn daarbij een veel betaalbaarder geworden, omdat ze geen overbodige functionaliteiten bevatten. Een goed PMS bespaart de hotelier tijd en fouten, dus uiteindelijk levert het vooral geld op.

4 Het is niet meer dan een digitale agenda

Outlook werd lange tijd als een prima vervanger van een reserveringssysteem gezien. Vandaag de dag zijn er nog steeds hoteliers die erbij zweren. Toch waren zelfs de eerste reserveringssystemen in de jaren 80 al geavanceerder dan Outlook, doordat deze bijvoorbeeld gastprofielen en salesmanagement hadden. De technologie is in de jaren vooruitgegaan en de systemen zijn op maat gemaakt voor specifieke hotelsoorten, met alleen een agenda ga je niet ver komen.

Waar ga je wel ver mee komen? Zorg ervoor dat bij de keuze van een PMS, de meest belangrijke functies in ook daadwerkelijk goed functioneren. Denk daarbij aan:

  • Schoonmaak en overige operationele werkzaamheden; 
  • Rapportages van de bezetting; 
  • Inzien van gasthistorie;
  • Administratie en facturatie;
  • Het up-to-date houden van al uw reserveringen.

5 Het is moeilijk te integreren met andere software 

Wellicht heeft het hotel al een aantal systemen in gebruik. Populaire systemen zijn bijvoorbeeld een POS (kassa), een Channel Manager (centraal beheer van boekingssites) en een boekingsmodule op de eigen website. Wat heb je nou aan een reserveringssysteem als je de informatie die daarop binnenkomt, nog steeds apart moet invoeren? 
 
Een goede PMS-provider biedt tegenwoordig meerdere opties om hun PMS-systeem met andere hoofdsystemen te integreren. Zo kun je al je interne en externe processen volledig automatiseren. Door bijvoorbeeld een POS aan je PMS te koppelen kun je gemakkelijker facturen uitdraaien. En wanneer een Channel Manager of Boekingsmodule gekoppeld is aan de PMS, belanden alle reserveringen automatisch in de PMS. 
 
Via One Hotel Shop heeft een hotelier de mogelijkheid om via één aanspreekpunt gebruik te maken van Piccotello PMS, de Smart Channel Manager en de Paxxio Boekingsmodule. Het lijkt dus op een alles-in-één systeem voor hotels, maar in werkelijkheid is het een naadloze samenwerking tussen diverse specialisten.

Een all-in-one PMS op maat voor de kleine onafhankelijke hotelier 

Twijfel je na dit artikel nog steeds of je klaar bent om de stap te maken naar automatisering? We nodigen je uit om een vrijblijvende demo te doen met Piccotello PMS, om zelf te ervaren hoe gemakkelijk het jouw hoteloperaties maakt. Piccotello PMS is ontstaan uit de visie om een reserveringssysteem te creëren welke betaalbaar is en voldoet aan de gebruikerswensen voor de kleine hotelier of B&B. Nieuwsgierig? Laat je gegevens en wensen achter op de volgende pagina en dan plannen we snel een gratis demo in!